Na de handtekening begint het eigenlijke werk. Contractmanagement zorgt dat de organisatie krijgt wat is ingekocht, dat risico's zichtbaar blijven en dat over verlengen, wijzigen of opnieuw aanbesteden op tijd wordt besloten.
Herkenbaar
Situaties waarin dit helpt
Contracten staan verspreid over mappen en mailboxen; niemand ziet wanneer een opzegtermijn verloopt.
Rapportages over dienstverlening komen binnen, maar er wordt niet op gestuurd.
Meerwerk stapelt zich op zonder toets of het nog binnen het contract past.
De toezichthouder vraagt om het informatieregister van ICT-dienstverleners (DORA).
Een kritieke leverancier valt weg en er is geen exitplan.
Aanpak
In vijf stappen, volgens de methode CATS CM
Nulmeting
Welke contracten er zijn, met eigenaar, waarde, looptijd en termijnen.
Classificeren
Welke leveranciers kritiek of belangrijk zijn en hoeveel aandacht ze krijgen.
Sturen
Prestatie-indicatoren en afspraken over ervaring (XLA) die iets zeggen, met een vast overleg.
Wijzigen en meerwerk
Elke wijziging getoetst en vastgelegd.
Einde looptijd
Tijdig kiezen tussen verlengen, opnieuw aanbesteden of beëindigen, met een exitplan.
Resultaat
Wat het oplevert
contractregister met termijnbewaking;
indeling van leveranciers;
rapportage over dienstverlening met een vaste overlegstructuur;
vaste contractdossiers;
overzicht van wijzigingen;
advies over verlengen of exit;
bij financiële instellingen een informatieregister volgens DORA.
Wet- en regelgeving
Regels die meetellen
Data en termijnen staan in de regelgevingskalender.
DORA: contractuele eisen en het informatieregister;
