Inkoopbeleid, procedures, werkinstructies en formulieren in een samenhangend geheel. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren, en kan de organisatie dat aantonen bij een audit of bij toezicht.
Het beleids- en proceshuis
Vier lagen, elk document op een vaste plek
Een beleids- en proceshuis ordent alle documenten over inkoop in vier lagen. Elke laag beantwoordt een eigen vraag en steunt op de laag erboven; bovenaan staat wat wet- en regelgeving vraagt.
Laag 1
BeleidWaarom en wat
Het inkoopbeleid legt vast waarom de organisatie inkoopt zoals ze inkoopt, welke regels gelden en welke doelen voorop staan.
Laag 2
ProceduresWie doet wat
Procedures beschrijven de stappen van behoefte tot contract, en wie welke rol en welk besluit heeft.
Laag 3
WerkinstructiesHoe
Werkinstructies laten zien hoe een stap in de praktijk gaat, bijvoorbeeld een marktverkenning of een beoordeling.
Laag 4
Formulieren en templatesWaarmee
Formulieren en templates zijn de hulpmiddelen waarmee het werk wordt gedaan en vastgelegd, zoals een intakeformulier of een offerteaanvraag.
Weinig beleid bovenaan, veel hulpmiddelen onderaan: hoe lager de laag, hoe dichter bij het dagelijkse werk.
Wat Ad Rem levert
Een samenhangend geheel
Voor organisaties die inkoop willen borgen, van wet- en regelgeving tot de dagelijkse uitvoering.
Een samenhangend geheel waarin elk document een vaste plek heeft, van inkoopbeleid tot formulier. Wie een document zoekt, weet waar het staat; wie een regel wijzigt, ziet welke documenten mee moeten.
een inventarisatie van wat er al is en waar het schuurt;
een opzet van het huis: welke documenten in welke laag, met eigenaar en verwijzingen;
inkoopbeleid, procedures en werkinstructies, nieuw of herschreven;
formulieren en templates die aansluiten op de procedures;
afspraken over beheer: versies, review en wie wat bijhoudt.
Aanpak
In vier stappen naar een huis dat werkt
Inventariseren
Bestaande documenten, rollen en knelpunten in kaart.
Ontwerpen
De opbouw van het huis: lagen, documenten, eigenaren en verwijzingen.
Opstellen
Beleid, procedures, werkinstructies en templates schrijven of herschrijven.
Borgen
Beheer, versies en review, zodat het huis actueel blijft.
Wet- en regelgeving
Regels die meetellen
Data en termijnen staan in de regelgevingskalender.
Aanbestedingswet 2012 en Gids Proportionaliteit, als basis voor inkoopbeleid en procedures bij aanbestedingsplichtige organisaties;
DORA: bij financiële instellingen een strategie en beleid voor ICT-diensten van derden;
