Van de eerste vraag uit de organisatie tot een contract dat in de praktijk werkt. Met een heldere intake, een realistisch beeld van de markt en afspraken die ook over een paar jaar nog kloppen.
Herkenbaar
Situaties waarin dit helpt
Een budgethouder heeft al een leverancier op het oog, maar de behoefte staat nog nergens op papier.
De vraag is of het zelf doen, inhuren of uitbesteden wordt.
Een cloud- of SaaS-dienst moet snel geregeld, terwijl privacy, beveiliging en exit nog openstaan.
Inhuur van een ICT-specialist loopt via een mantelpartij of intermediair, en de regels voor zelfstandigen moeten kloppen.
Een contract loopt af en niemand weet wat er opnieuw moet.
Aanpak
In vijf stappen van vraag tot contract
Intake
Behoefte, betrokkenen, budget en risico's in een intakeverslag.
Markt en strategie
Marktverkenning, de keuze zelf doen of uitbesteden, en de route: enkelvoudig, meervoudig onderhands of Europees.
Specificeren
Programma van eisen, selectie- en gunningscriteria, afspraken over dienstverlening en waar nodig een DPIA.
Uitvraag en beoordeling
Offerteaanvraag of aanbesteding, vragen beantwoorden en offertes beoordelen.
Contract en overdracht
Contract met afspraken over wijzigingen en exit, en een overdracht aan de contractmanager.
Resultaat
Wat het oplevert
intakeverslag;
marktbeeld en inkoopstrategie;
programma van eisen met criteria;
offerteaanvraag of leidraad;
beoordelingsverslag;
contract met exitafspraken;
overdrachtsdossier.
Wet- en regelgeving
Regels die meetellen
Data en termijnen staan in de regelgevingskalender.
Aanbestedingswet 2012 en Gids Proportionaliteit, bij een aanbestedingsplicht;
AVG en de DPIA bij de verwerking van persoonsgegevens;
