Van vrijwillig naar verplicht: zo groeit een organisatie toe naar aanbesteden
Gepubliceerd op · Redactie: Ad Rem Inkoop
4 min lezen
Een realistisch stappenplan voor organisaties die weten dat het eraan komt
Een organisatie die aanbestedingsplichtig wordt, kan daar in vijf stappen naartoe groeien. Eerst worden het inkoopbeleid herschreven en de contracten in kaart gebracht. Daarna volgen een proefproject, een impactanalyse en een implementatieplan.
Een organisatie kan aanbestedingsplichtig worden, bijvoorbeeld door een wijziging in wetgeving, toezicht of positionering in het publieke domein. De vraag is dan niet of de organisatie moet aanbesteden. De vraag is hoe zij daar op een verstandige manier naartoe groeit.
In één keer volledig compliant worden, dus direct aan alle regels voldoen, klinkt logisch. In de praktijk is dat vaak onrealistisch en risicovol. Medewerkers zijn nog niet bekend met het systeem. Processen zijn er niet op ingericht en contracten zijn historisch gegroeid.
Bij een gefaseerde aanpak went de organisatie eerst aan het denken en werken volgens de Aanbestedingswet. Pas daarna voert zij het formele regime volledig in. Dit artikel beschrijft een praktisch groeimodel in vijf stappen.
Stap 1: het oude inkoopbeleid herschrijven (zonder formeel aanbesteden)
De eerste stap is het inkoopbeleid herschrijven. Publiceren, termijnen en eForms horen nog niet bij deze stap.
Wat gebeurt er in deze stap wel?
- Het huidige inkoopbeleid wordt herschreven in lijn met de uitgangspunten van de Aanbestedingswet:
- transparantie
- objectiviteit
- non-discriminatie
- proportionaliteit
- Interne procedures worden aangescherpt:
- betere vastlegging van keuzes
- heldere rolverdeling
- uniformere documentatie
Wat gebeurt er nog niet?
In deze fase werkt de organisatie bewust met een aantal bekende en toegestane uitzonderingen:
- Geen publicatie op TenderNed, het aanbestedingsplatform van de overheid
- Geen toepassing van formele wettelijke termijnen
- Geen verplicht gebruik van eForms, de Europese standaardformulieren voor aankondigingen
- Geen formele rechtsbescherming (zoals Alcatel-termijnen, de wachttermijn na de gunningsbeslissing)
- Meer ruimte voor enkelvoudig en meervoudig onderhandse trajecten, waarin de organisatie zelf een of meer leveranciers uitnodigt
Het doel van deze fase is de organisatie te laten wennen aan aanbestedingsachtig werken, zonder de juridische druk van het volledige regime.
Stap 2: in kaart brengen wat aanbesteden echt betekent (contractendatabase)
De tweede stap is een analyse van wat aanbestedingsplicht concreet betekent voor de eigen organisatie. Deze cruciale analyse start tegelijk met stap 1. Zij begint bij de contractendatabase.
Wat wordt in kaart gebracht?
- Welke contracten lopen er?
- Wat is de looptijd en waarde?
- Welke contracten zouden aanbestedingsplichtig zijn?
- Welke risico’s zitten er in verlengingen?
- Waar zitten afhankelijkheden in de organisatie?
Waarom deze stap zo belangrijk is
Pas als de contracten naast de wet worden gelegd, wordt zichtbaar:
- hoeveel aanbestedingen eraan komen
- hoeveel capaciteit dat vraagt
- waar de grootste risico’s zitten
Dit is het moment waarop aanbesteden concreet wordt.
Stap 3: het proefproject, aanbesteden zonder vangnet
De derde stap is het proefproject. Dit is de meest leerzame stap. De organisatie kiest bewust één complex project dat normaal gesproken aanbestedingsplichtig zou zijn. Zij doorloopt dat traject:
- volledig volgens de Aanbestedingswet
- zonder gebruik te maken van de uitzonderingen uit stap 1
Wat gebeurt er in dit proefproject?
- Marktconsultatie
- Objectieve selectie- en gunningscriteria
- Volledige documentatie
- Interne besluitvorming volgens aanbestedingslogica
Wat levert dit op?
- De organisatie ervaart hoe een aanbesteding echt werkt
- Rollen en verantwoordelijkheden worden duidelijk
- Knelpunten komen boven tafel (capaciteit, kennis, besluitvorming)
Dit is het moment waarop de organisatie “opwarmt”.
Stap 4: van ervaring naar inzicht met een impactanalyse Aanbestedingswet
De vierde stap is een impactanalyse. Met de lessen uit het proefproject en de contractenanalyse is nu een eerlijke vraag te beantwoorden:
Wat betekent het als de organisatie de Aanbestedingswet volledig gaat omarmen?
De analyse brengt onder andere in kaart:
- Benodigde formatie en expertise
- Doorlooptijden van processen
- Impact op beleid, informatietechnologie (IT) en besturing (governance)
- Verandervermogen van de organisatie
Dit is geen juridische exercitie, maar een organisatiebrede impactanalyse.
Stap 5: het implementatieplan, snel of beheerst
De vijfde stap is een concreet implementatieplan, op basis van alle inzichten. Daarbij zijn grofweg twee smaken mogelijk.
Optie 1: versneld implementeren
- Extra capaciteit (intern of extern)
- Snelle aansluiting op publicatie en eForms
- Korte overgangsperiode
Geschikt voor organisaties met:
- hoge urgentie
- bestuurlijke druk
- voldoende middelen
Optie 2: gefaseerd implementeren
- Stapsgewijze uitbreiding van verplichtingen
- Capaciteit groeit mee
- Meer tijd voor cultuur en kennis
Geschikt voor organisaties die:
- beheerst willen veranderen
- risico’s willen spreiden
- intern draagvlak willen opbouwen
Conclusie: aanbesteden is geen knop, maar een groeiproces
Aanbestedingsplicht is geen knop die op maandag omgaat. Een organisatie groeit ernaartoe, met beleid, ervaring en realisme. Zo wordt aanbesteden geen last, maar een professioneel fundament. Dat lukt door:
- eerst het inkoopbeleid aan te passen
- inzicht te krijgen in contracten
- te leren via een proefproject
- de impact eerlijk te analyseren
- en pas daarna volledig te implementeren.
Lees meer over Europees aanbesteden met een inkoopexpert.
Bronnen:
- Aanbestedingswet 2012, wetten.overheid.nl, geldend vanaf 30-04-2026, geraadpleegd 12-10-2026
- TenderNed, contactgids Rijksoverheid, geraadpleegd 12-10-2026
- eForms, Europese Commissie, geraadpleegd 12-10-2026
